Superhuman lockt Mitarbeiter mit Anreizen zurück ins Büro: Ein Erfolgsmodell

In einer Zeit, in der Remote-Arbeit weit verbreitet ist und einige Unternehmen mit Sanktionen auf geringe Büropräsenz reagieren, geht Superhuman einen anderen Weg. Das Unternehmen, bekannt für seine KI-Produktivitätstools, setzt auf ein Anreizsystem, um Mitarbeiter freiwillig ins Büro zurückzuholen – mit bemerkenswertem Erfolg.

Superhumans innovative Strategie für mehr Büropräsenz

Superhuman hat im Januar ein neues System eingeführt, das Mitarbeiter belohnt, die häufiger persönlich im Büro erscheinen. Dieser Schritt folgte auf einen früheren, erfolglosen Versuch, eine zweitägige Präsenzpflicht für seine Ingenieurteams zu etablieren. Kenny Mendes, Chief People Officer (CPO) bei Superhuman, berichtet, dass das Unternehmen seit der Einführung des "Ways of Working Program" eine Steigerung der täglichen Büropräsenz um 57 % in allen Büros verzeichnen konnte. Das Programm ist ein gestaffeltes Opt-in-Modell, das den Teammitgliedern die Wahl zwischen zwei- bis fünftägigen Präsenzplänen lässt.

Attraktive Anreize statt strikter Vorgaben

Das Kernstück des Programms sind flexible Vergünstigungen, die mit der Häufigkeit der Büroanwesenheit steigen. Dazu gehören Pendlerunterstützung, Lebensmittelzuschüsse, Kinderbetreuung, Essenslieferungen und Reinigungsdienste. Mitarbeiter in den USA, die sich für zwei Tage pro Woche im Büro entscheiden, erhalten beispielsweise 500 US-Dollar pro Quartal an Wellness-Stipendien. Wer fünf Tage pro Woche im Büro ist, kann bis zu 2.000 US-Dollar pro Quartal erhalten.

Mendes betont den Wert dieser Investition: "Wenn man das als Prozentsatz des Gehalts im Verhältnis zu den Auswirkungen betrachtet, die es auf den Mitarbeiter hat – produktiver, engagierter zu sein, Probleme schneller zu lösen – ist es aus Unternehmenssicht eine Selbstverständlichkeit." Ursprünglich auf Ingenieur-, Produkt- und Designteams ausgerichtet, hat sich das Interesse schnell auf andere Abteilungen ausgeweitet. Mittlerweile haben sich 75 % der Mitarbeiter in der Nähe eines der acht Hubs in Nordamerika und Europa für einen Plan entschieden, wobei ein Drittel davon vier oder fünf Tage pro Woche im Büro verbringt.

Die gescheiterte Mandats-Strategie

Der aktuelle Erfolg steht im Kontrast zu einem früheren Versuch, die Büropräsenz durchzusetzen. Als Kenny Mendes nach der Übernahme von Coda im Januar 2025 zu Superhuman kam, wurde ihm die Aufgabe übertragen, eine Rückkehr ins Büro zu koordinieren. Eine im April eingeführte zweitägige Präsenzpflicht für Ingenieure stieß auf "negative Energie und Stimmung".

Mendes bezeichnete diesen Versuch als "gescheitert". Sechs Monate später waren die Büros leer, die Einhaltung gering, und Mitarbeiter äußerten, dass sich die Anwesenheit nicht lohne, da niemand sonst da sei. Obwohl 70 % der Belegschaft in Pendeldistanz zu den Hubs lebten, fühlte sich der Plan für Mendes an, als würde man Menschen in einen Flughafen drängen, wo sie nur schnellstmöglich wieder wegwollten.

Umdenken durch Verhaltenswissenschaften

Die Erkenntnisse aus dem gescheiterten Mandat führten Mendes dazu, Rat bei dem Verhaltenswissenschaftler Jon Levy zu suchen. Levy half ihm, den Fokus zu verschieben: Statt die Anwesenheit zu fordern, sollte das Büro so attraktiv gestaltet werden, dass die Mitarbeiter freiwillig kommen wollen. Mendes' Ziel war es, Mitarbeiter dazu zu bringen, sich für fünf Tage im Büro zu entscheiden, anstatt sie mühsam für zwei Tage zu überzeugen.

Ein Schlüsselelement war dabei nicht nur die finanziellen Anreize, sondern auch die Kommunikation. Eine Fireside-Chat-Diskussion mit Mendes und Levy beleuchtete die Entwicklung des Arbeitsplatzes und die Bedeutung von Vertrauen und Verbindung, die durch persönliche Interaktion gestärkt werden. Das Unternehmen befragte Teams auch nach ihren Bedenken, die oft praktische Hindernisse wie Parkkosten oder die Schreibtischgestaltung betrafen. Das Ziel war es, Reibungspunkte zu beseitigen, damit der Weg ins Büro nicht als Belastung empfunden wird.

Optimierung des Arbeitsumfelds

Neben den Anreizen wurden auch physische Anpassungen vorgenommen, um eine sozialere Atmosphäre zu schaffen. So wurden beispielsweise die Schreibtischplatten von fünf auf vier Fuß verkleinert, um die Bürodichte zu erhöhen und Interaktionen zu fördern. Zudem bietet Superhuman tägliches Mittagessen und soziale Stunden an.

Eine zentrale Frage bei der Einführung des Programms war, ob die Mitarbeiter ihren gewählten Zeitplänen treu bleiben würden. Bislang ist die Anwesenheit laut Mendes stark: Die Mitarbeiter erscheinen zu 85 % der Zeit, die sie sich vorgenommen haben. Mendes zeigt sich überrascht vom Erfolg: "Ich war wirklich schockiert, wie gut es funktioniert."